Si chiama procrastinazione ed è la fonte principale di ansia e lavoro accumulato. Per arginarla, servono strategie semplici di gestione dell’agenda e degli obiettivi. Ma soprattutto serve la capacità di pianificare: chiarire le priorità, organizzare il tempo e spezzare i compiti aiuta a riprendere il controllo
Quella sensazione di ansia dovuta al lavoro che si accumula è comune a tutti. Ma spesso, a scatenare ansia, non è la quantità in sé di lavoro ma la tendenza alla procrastinazione, cioè a rimandare il momento di affrontare e gestire la mole in modo strutturale. Rincorrere le urgenze è più automatico che programmare. In più, per i compiti lunghi e importanti, entra in gioco la procrastinazione. Si chiama così l’abitudine a spostare in avanti compiti molto lunghi e complessi, magari aspettando il momento di calma o di alta concentrazione che non arriva mai, e pur sapendo di dover correre poi a ridosso di una scadenza. Alla base c’è il conflitto tra la parte del cervello che cerca una gratificazione immediata (una scrollatina ai social, il caffè, le news sportive…) e quella ligia al dovere. Perché è così comune? E perché si trasforma spesso in una trappola che noi stessi ci tendiamo?
Perché prendiamo (e perdiamo) tempo
La tendenza a procrastinare può dipendere da molti fattori. Alcuni di natura personale, come una strutturale difficoltà a organizzarsi, a programmare, legata probabilmente a tratti di personalità quali la coscienziosità e la stabilità emotiva. Ma più spesso, oggi, la causa va cercata in fattori di natura esterna, nel contesto. «Fatti, eventi e situazioni possono spingerci a interrompere attività, modificare le nostre priorità, rimodulare i piani, prendere tempo» spiega Franco Fraccaroli, docente di Psicologia del lavoro e delle organizzazioni all’Università di Trento.
«Le nuove tecnologie, essendo molto invasive e costantemente presenti nel nostro quotidiano, esercitano un ruolo importante in questo meccanismo, anche se non esclusivo. Pensiamo a quanto la messaggistica istantanea costituisca un elemento dirompente nel nostro ciclo di attività. Se non ci auto-regoliamo, rischiamo che le nostre agende siano determinate dal flusso di input, anche indesiderati, che riceviamo. Alcuni strumenti che oggi abbiamo a disposizione full time offrono gratificazioni banali, immediate e illusorie. Immaginiamo a quanto può ammontare la massa di tempo quotidiano che le persone dedicano a inutili (e talvolta sciocchi) passatempi digitali. Ma la procrastinazione causata da questo tipo di ricerca del piacere immediato, rappresenta solo una specifica fattispecie tra le tante».
Le strategie per trovare la motivazione
Il contesto in cui operiamo condiziona la probabilità di cadere in procrastinazioni. Laddove ci sono controllo esterno, vincoli, standard operativi e obiettivi da raggiungere, come sul lavoro, è meno probabile/possibile rinviare. Eppure, anche alla scrivania, soprattutto se il lavoro è autonomo e di tipo intellettuale, la procrastinazione è sempre in agguato. Le strategie per mantenere alta la motivazione, e di conseguenza l’attenzione, sono tante. Una delle tecniche più efficaci è il “Pomodoro”: si lavora per blocchi di 25 minuti, seguiti da 5 minuti di pausa. Il ritmo è sostenibile e aiuta a mantenere alta la soglia di attenzione. Nei 25 minuti niente multitasking, niente interruzioni e durante le pause si ricaricano le risorse cognitive.
Un’altra tecnica è il Kanban. Si divide una tabella in tre colonne: “da fare”, “in corso” e “fatto”, e si spostano visivamente i compiti da una all’altra per rendere il lavoro concreto e misurabile. Il vantaggio è limitare automaticamente il numero di attività “in corso” concentrandosi su una sola cosa alla volta e riducendo così la dispersione.
Naturalmente, conta poi molto l’ambiente di lavoro: disattivare le notifiche, chiudere le schede inutili, lavorare in uno spazio ordinato riduce le distrazioni esterne. Anche stabilire momenti precisi per controllare email e messaggi aiuta a non interrompere continuamente il flusso. Infine, la chiarezza degli obiettivi è decisiva: suddividere un compito complesso in tante micro-attività concrete abbassa la resistenza iniziale “davanti al muro” e rende più semplice iniziare.
La pianificazione come antidoto
Spesso rimandiamo i compiti importanti, o ci blocchiamo pur sapendo che la scadenza si avvicina, perché non sappiamo come programmare correttamente. La chiave per evitare la procrastinazione, prima ancora che mantenere alta la concentrazione, è pianificare, organizzare. Questo vuol dire, prima di tutto, chiarire le priorità. Una delle tecniche più solide, spesso citata anche in ambito manageriale, è la matrice di Eisenhower: distinguere tra attività urgenti e importanti aiuta a evitare di farsi travolgere dalle scadenze e a concentrarsi su ciò che produce davvero valore. Non tutto ciò che è urgente è anche rilevante, e imparare a fare questa distinzione è già metà del lavoro.
La pianificazione temporale è altrettanto decisiva: la tecnica del time blocking, cioè assegnare a ogni attività una fascia oraria precisa della giornata, aiuta a evitare dispersioni e a proteggere il tempo di lavoro profondo. Purché ci si ricordi di inserire in agenda anche pause e tempo per gli imprevisti, in base alla propria esperienza e al proprio settore di attività, in modo da rendere il piano temporale più aderente alla realtà e sostenibile. Infine, è utile prendere dei momenti per la revisione del lavoro svolto e la programmazione degli step successivi. Alla fine della giornata o della settimana, rivedere ciò che è stato fatto consente di correggere il tiro e migliorare l’organizzazione futura, perché pianificare è un processo dinamico e funziona quando si adatta alla propria vita lavorativa, non quando la ingabbia.
