Il ritorno dalle vacanze estive può essere un momento critico. Per affrontarlo al meglio, serve ripensare la gestione del tempo: meno urgenze, più energia. L’esperto spiega come passare dalle to-do list a una pianificazione efficace e sostenibile.
“Il 25 agosto è il nuovo primo settembre” si legge in questi giorni sui social. Il rientro dalle ferie, per chi se le è già lasciate alle spalle, è sempre traumatico e dall’ombrellone alle giornate fitte di impegni, le scadenze ravvicinate e quella costante sensazione di rincorrere le urgenze, è un attimo.
A meno di ricominciare questo nuovo ciclo lavorativo ripensando e riformulando la propria gestione del tempo. «Oggi i professionisti ricevono in media oltre 250 tra email e messaggi ogni giorno, e le riunioni che si prolungano oltre l’orario lavorativo sono sempre più frequenti» spiega Luca Mastella, founder di Learnn, piattaforma di formazione per professionisti e imprenditori, al quale abbiamo chiesto un metodo efficace per non perdere il controllo della propria agenda.
Qual è il primo passo da fare per cambiare prospettiva?
Smettere di pensare in termini di to-do list e iniziare a pensare in termini di momenti ad alto impatto. Un esempio banale ma concreto: se so che tra le 9 e le 11 riesco a scrivere contenuti o fare strategia con il doppio della lucidità rispetto al pomeriggio, non ha senso usare quelle ore per fare call o task amministrative. Altro esempio: quando siamo stanchi, anche un’attività da 15 minuti può richiedere un’ora. Gestire l’energia significa progettare la settimana in base a quando sei nella condizione migliore per fare ciò che conta, non in base alla lista infinita di cose da fare. La produttività vera non è solo “quante cose fai”, ma quante decisioni di qualità prendi e serve energia mentale per farlo.
Come si riorganizza quindi un’agenda molto fitta?
Facendo una revisione sincera dei propri output. Spesso non è un problema di tempo ma di focus. Stai reagendo o stai guidando? Il punto di partenza è fare un audit settimanale delle attività fatte (io per esempio lo faccio ogni venerdì) e chiedersi: Quali attività hanno portato risultati concreti? Quali avrei potuto delegare o non fare del tutto? Cosa sto rimandando che farebbe davvero la differenza?
Strumenti come la matrice di Eisenhower, l’80/20 di Pareto e la tecnica del pomodoro sono utili?
Sì, ma usate male fanno danni.
Con la matrice di Eisenhower, l’errore è classificare tutto come urgente. Allora nulla è prioritario. Con Pareto, spesso le persone si fermano al “20% genera l’80%” ma non fanno l’analisi vera. Servono dati e metriche per capire cosa realmente genera impatto. Con la tecnica del pomodoro, il problema è l’eccessiva rigidità. Alcune attività richiedono immersione profonda, non interruzioni ogni 25 minuti.
Può consigliare tecniche più efficaci?
Time boxing settimanale, cioè, bloccare in agenda le ore in base al tipo di energia richiesta. E poi, il sistema “start before ready”: ogni giorno parti con l’attività che rimandi da giorni. Anche solo per 10 minuti. Sblocca tantissimo.
Altri consigli per una buona pianificazione?
Iniziare dalla priorità, non dal calendario. Io ogni lunedì mi chiedo: “Se potessi fare solo 3 cose questa settimana, quali avrebbero il massimo impatto?” Poi, lasciare il 20% di spazio per l’imprevisto. Infine, possono aiutare strumenti digitali come Notion per la pianificazione settimanale di focus, obiettivi e review, e Slack per eliminare il 30% delle call con messaggi asincroni. Anche se, in realtà, il miglior strumento è imparare a dire “no” e lasciare andare il bisogno di fare tutto.
